收到屋宇署的強制驗窗通知書，卻因工程排期緊密、法團決議需時等問題而無法在限期前完成？切勿置之不理，否則隨時會收到$1,500定額罰款通知書，甚至面臨更高罰則與法律責任。其實，只要具備合理理據並證明已就工程採取實際行動，便可向屋宇署正式申請延期。本文將為你詳細拆解申請驗窗延期的四大步驟，從可獲接納的理由、所需證明文件，到延期信的專業寫法及範本，一文助你釐清所有程序，順利申請延期，避免不必要的罰款。
為何要申請驗窗延期？了解不申請的後果與審批準則
收到屋宇署的強制驗窗通知，卻因為各種原因無法在限期前完成，這時候準備一份清晰的驗窗延期信就十分關鍵。許多業主可能會低估逾期驗窗的影響，以為只是小事一樁。其實，不主動申請驗窗延期，後果可能比想像中嚴重得多。我們先來看看如果對法定通知置之不理，會面臨什麼情況，然後再了解屋宇署審批申請的準則。
不辦理驗窗延期的嚴重後果：罰款與法律責任
如果你選擇忽略法定通知，屋宇署有一套漸進式的執法程序，罰則會逐級加重。
後果一：定額罰款通知書 ($1,500)
首先，當局會向你發出定額罰款通知書，金額為$1,500。這只是第一步的警告，目的是提醒你必須正視驗窗的法律責任。
後果二：遭檢控的更高罰則 (最高罰款$25,000及監禁)
假如繳付罰款後仍然沒有任何行動，情況就會升級。屋宇署有權提出檢控，一經定罪，最高可被判處罰款$25,000及監禁三個月。如果罪行持續，法庭更可就罪行持續的每一天，另處罰款最高$2,000，罰則相當嚴厲。
後果三：屋宇署代辦工程並徵收附加費
最壞的情況是，屋宇署會委派顧問及承辦商代為完成所需的檢驗及維修工程。之後，署方會向你追討所有相關費用，包括檢驗費、修葺費及監督費等，而且可以加徵不超過有關費用20%的附加費。這意味著最終你需要支付的金額，會遠高於自行處理的費用。
申請延期前必讀：屋宇署的兩大審批準則
了解嚴重後果後，你會明白準時處理或主動申請驗窗延期的重要性。不過，屋宇署並非所有申請都會批准，他們主要根據以下兩大準則來審批。
準則一：申請須具備合理理由支持
你的驗窗延期申請必須建基於一個合理且充分的理由。屋宇署需要確定你並非刻意拖延，而是確實遇上困難。例如，大廈的業主立案法團正籌備大型維修工程，或已委任的合資格人士工程排期緊密等，這些都是較有力的理據。
準則二：需證明已就驗窗工程採取實際行動
除了理由，你更需要用行動證明自己正積極處理驗窗事宜。屋宇署需要看到實質的證明文件，以支持你的申請。例如，你可以提供法團的會議記錄、已簽署的工程合約或合資格人士發出的詳細工程時間表等，證明你已採取實際步驟去履行法定要求。
如何申請驗窗延期？由準備到遞交的完整步驟
收到強制驗窗通知但時間緊迫，一份準備充足的驗窗延期信就是你解決問題的關鍵。整個驗窗延期申請過程並不複雜，只要理由合理並且證明文件齊備，獲批的機會就相當高。以下將會由零開始，一步步教你如何完成整個驗窗延期申請。
步驟一：了解四大可獲接納的延期理由
向屋宇署申請延期，最重要是提出一個他們能夠接納的合理理由。空泛的藉口通常不會被考慮，所以你需要根據實際情況，選擇一個有說服力的理據。一般來說，以下四種情況最容易獲批。
理由一：正申請樓宇維修資助
如果你正為樓宇維修向市區重建局或香港房屋協會等機構申請資助，這是一個非常有力的延期理由。因為這些資助計劃的審批程序需時，屋宇署通常會理解這種情況，並給予寬限。
理由二：法團已議決但工程籌備需時
對於多業權大廈，即使業主立案法團已經開會並通過決議進行驗窗工程，後續工作依然繁瑣。例如聘請顧問、公開招標、籌集工程費用等，每一個環節都需要時間。這種因集體決策和籌備工作而導致的延誤，也是一個合理的申請理由。
理由三：已委任合資格人士但工程排期緊密
市場上合資格的驗窗人員和承建商數量有限，尤其在很多樓宇同時收到驗窗令的高峰期，他們的檔期可能非常緊張。如果你已經委任了專業人士，但對方因為工作飽和而需要排期，這也是屋宇署會考慮的實際困難。
理由四：其他特殊情況（如業權糾紛、業主身在海外）
除了以上三點，一些無法預計的特殊情況也可能成為延期理由。例如，單位正處於業權糾紛，導致無法進行任何工程決策。又或者業主本人身處海外或因健康問題住院，短期內無法處理驗窗事宜。只要能提供相關證明，屋宇署都會按個別情況酌情處理。
步驟二：準備提升成功率的關鍵證明文件
選定了延期理由之後，下一步就是準備相關的證明文件。單憑文字陳述並不足夠，附上客觀的證據才能大大提升驗窗延期申請的成功率。文件愈齊備，審批過程就愈順利。
財務資助的申請證明
如果你的延期理由是正在申請維修資助，你需要提交相關機構發出的申請確認信、通訊記錄或其他任何能證明申請正在處理中的官方文件。
業主立案法團的會議記錄
若延期是因法團籌備需時，附上相關的業主大會或法團會議記錄就至關重要。會議記錄應清楚顯示已議決進行驗窗工程，以及後續工作的討論，這能有力證明你已採取實際行動。
合資格人士提供的詳細工程時間表
這是對應「工程排期緊密」理由的最佳證明。你可以請已委任的合資格人士或承建商發出一封正式信件或詳細的工程時間表，清楚列明他們的工程排期情況，以及為你單位或大廈預留的工程檔期。
已簽署的委任合約或工程報價單
一份已簽署的委任合約或已確認的工程報價單，是證明你已積極處理驗窗事宜的直接證據。這比單純的口頭承諾或幾份未確認的報價單更具說服力。
步驟三：撰寫專業驗窗延期信（附範本及格式教學）
準備好所有文件後，就可以開始撰寫正式的驗窗延期信。一封格式正確、內容清晰的信件，能讓屋宇署職員一目了然，加快處理你的申請。
信件格式：列明檔案編號、地址及聯絡資料
信件開首必須清楚列明法定通知書上的檔案編號（File Reference Number）、你的物業地址和你的聯絡電話。這些基本資料非常重要，能確保屋宇署準確地將你的申請與檔案配對。
內容重點：清晰陳述延期理由及預計完工日期
信件內容應直接切入重點，首先清晰陳述你申請延期的理由，然後說明你附上了哪些證明文件。最關鍵的一點，是提出一個合理的預計完工日期。這能向署方表明你並非無限期拖延，而是已有一個實際的計劃。
參考範本及下載連結
為方便你，我們準備了一份驗窗延期信範本，涵蓋了必要的格式和內容重點，你可以根據自身情況修改使用。
[驗窗延期信範本下載連結]
步驟四：遞交申請的方法及注意事項
完成信件和整理好所有證明文件後，就來到最後一步：遞交申請。你可以選擇郵寄或親身遞交至屋宇署。遞交時，有幾點需要注意。第一，務必在法定通知的限期前提交申請，不要等到最後一刻。第二，所有文件都應自行影印一份副本留底，以作記錄。最後，提交申請後，要留意屋宇署的回覆，確保申請已獲批准。
驗窗延期申請常見問題 (FAQ)
提交驗窗延期信時，相信你心中還有不少疑問。我們整理了幾個關於驗窗延期申請的常見問題，希望可以一次過解答你的疑惑，讓你處理起來更加得心應手。
驗窗延期申請一般可獲批多久？
這是一個很實際的問題，不過屋宇署並沒有一個「標準」的延期期限。審批時間的長短，完全取決於你提出的理由和證明文件的說服力。
簡單來說，你預計工程需要多久，就要在申請信中提出一個合理的完工日期。例如，如果延期理由是已委任的合資格人士（QP）排期緊密，而對方提供了需時三個月的詳細工程時間表，那麼屋宇署就很可能會批准三個月的延期。如果大廈正申請大型維修資助，整個審批和招標過程可能需時一年，只要你提供充足的法團會議記錄和資助申請證明，獲批更長的延期也是有可能的。關鍵在於，你申請的延期時間必須與你的理由和證明文件互相對應。
申請會被拒絕嗎？若被拒絕應如何處理？
驗窗延期申請確實有機會被拒絕。屋宇署審批的核心原則，是確認業主已採取實際行動去處理驗窗事宜。如果你的申請只是空泛地說「正在處理」或「需要時間」，卻沒有附上任何實質證明，例如委任合約或法團會議記錄，申請就很大機會被拒絕。
如果不幸申請被拒，第一步是細閱屋宇署的回覆，了解被拒絕的原因。然後，你必須立即採取行動，委任合資格人士安排驗窗，以履行法定通知的要求，避免收到罰款通知書。處理法定通知是你的首要任務。你可以嘗試補交文件再與屋宇署溝通，不過最穩妥的做法是馬上啟動驗窗程序。
我是租客或海外業主，應如何處理驗窗延期？
這個問題要分開兩個角色來看。
如果你是租客，法律上，強制驗窗的責任全在業主身上。你收到通知書後，應第一時間通知業主，並將信件轉交給他處理。租客的角色是配合業主或其委託的檢驗人員進入單位，但無權代為申請驗窗延期。
如果你是身在海外的業主，驗窗的責任依然在你。你可以委託在香港的親友或物業管理公司作為你的代理人，處理所有相關事宜，包括委任合資格人士、準備文件和遞交驗窗延期申請。你需要準備一份正式的授權書，清楚列明代理人的權限，方便他們代你處理所有程序和簽署文件。
大廈公用地方窗戶維修延誤，會否影響我單位的延期申請？
這是一個很好的問題，答案是會的，而且通常是正面的影響。
如果你的大廈業主立案法團已經就包括公用地方在內的全幢大廈窗戶，議決進行統一維修工程，而工程因集資或招標等程序需要時間，這就成為了你個人單位申請驗窗延期的有力理由。在你的申請信中，你應該清楚說明單位窗戶的維修，是整個大廈維修工程的一部分，並附上法團的會議記錄或通告作為證明。屋宇署一般會接納這種集體處理的個案，因為這更有效率和系統性。將你個人的申請與大廈的整體工程進度掛鈎，成功率會大大提高。